Kancelaria niejawna nazywana inaczej kancelarią tajną to komórka organizacyjna, która rejestruje, gromadzi, kopiuje i wydaje utajnione materiały upoważnionym do tego osobom. W miejscach, w których przetwarza się informacje niejawne obowiązuje utworzenie kancelarii niejawnej i zatrudnienie kierownika kancelarii przez kierownika jednostki organizacyjnej.
Kancelaria niejawna – oficjalna definicja
Według ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych kancelaria tajna to:
(…) wyodrębniona komórka organizacyjna, w zakresie ochrony informacji niejawnych podległa pełnomocnikowi ochrony, obsługiwana przez pracowników pionu ochrony, odpowiedzialna za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg i wydawanie materiałów uprawnionym osobom. (art. 42 ust. 4 ustawy)
Jak wygląda kancelaria niejawna?
Zorganizowanie przestrzeni kancelarii niejawnej wymaga spełnienia warunków bezpieczeństwa. Kancelaria niejawna musi być między innymi:
- zlokalizowana w budynku o konstrukcji murowanej lub betonowej;
- oddzielona od innych pomieszczeń stałymi przegrodami budowlanymi;
- wyposażona w drzwi wejściowe stalowe lub drewniane pełne wzmocnione o grubości co najmniej 2 cm, obustronnie obite blachą stalową o grubości co najmniej 2 mm, zabezpieczone przed wyłamaniem od strony zawiasów, wyposażone w dwa zamki, w tym jeden mechaniczny szyfrowy, o zmiennym nastawieniu szyfrowym, co najmniej trzytarczowy, o cichym przesuwie, skoku nastawień nie większym niż jedna działka, posiadający co najmniej 100 podziałek na tarczy;
- zabezpieczona w sposób uniemożliwiający otwarcie okien przez osobę nieupoważnioną oraz wgląd z zewnątrz;
- wzbogacona w system alarmowy, systemy sygnalizujące próby siłowego otwarcia drzwi wejściowych i okien, ruch w pomieszczeniach oraz system sygnalizacji napadu.
Przygotowanie pomieszczenia kancelarii niejawnej reguluje szczegółowo rozdział 3. Zarządzenia Ministra Obrony Narodowej z dnia 7 sierpnia 2002 r. w sprawie szczególnych zasad organizacji kancelarii tajnych, stosowania środków ochrony fizycznej oraz obiegu informacji niejawnych.
Główne obowiązki kancelarii niejawnej biura tłumaczeń Bireta
Nasze biuro tłumaczeń wykonuje m.in. tłumaczenia niejawne o klauzuli “zastrzeżone” , dlatego powołana została kancelaria tłumaczeń niejawnych. Do obowiązków kancelarii należą:
- bieżące ewidencjonowanie materiałów zastrzeżonych wytwarzanych, otrzymanych i wysyłanych oraz przechowywanie materiałów ostatecznie załatwionych;
- nadzór nad prawidłowym oznaczeniem materiałów zastrzeżonych;
- terminowe doręczanie adresatom otrzymanej korespondencji;
- przygotowanie otrzymanych od pracowników materiałów zastrzeżonych do wysyłki oraz terminowe wysyłanie korespondencji;
- zapewnienie ochrony materiałów niejawnych;
- bezpośredni nadzór nad obiegiem dokumentów;
- udostępnianie lub wydawanie dokumentów osobom do tego uprawionym;
- egzekwowanie zwrotu dokumentów;
- kontrola przestrzegania właściwego oznaczania i rejestrowania dokumentów w kancelarii oraz jednostce organizacyjnej.
Przepisy prawne
Poza wspomnianymi już dokumentami i regulacjami warto też poznać:
- „ROZPORZĄDZENIE PREZESA RADY MINISTRÓW z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne”
- „ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z dnia 29 maja 2012 r. w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych”
- „ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z dnia 22 lutego 2017 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczania informacji niejawnych”
Polecamy: